الأرشفة الإلكترونية وتنظيم الملفات
v المهارات المطلوب توافرها في المتدرب:
Ø القدرة على التعامل مع الكمبيوتر بشكل جيد جداً.. على الأقل (دبلوم سكرتارية أو الرخصة الدولية لقيادة الحاسب الآلي).
v الهدف العام من الدورة:
Ø الإلمام بمبادئ الأرشفة الإلكترونية (الفهرسة، الأرشفة، التلخيص، البحث، الاسترجاع، الأمان)
v أهداف الدورة التفصيلية:
Ø تعميق الفهم بأهمية الأرشفة الإلكترونية والدور الكبير الذي تلعبه في مجال حفظ الوثائق والمستندات.
Ø التعريف بأسس ومهارات وتطبيقات وقواعد الأرشفة الإلكترونية والتعامل معها.
Ø التعريف بطرق تأمين حفظ المستندات والوثائق.
Ø تعميق الفهم بأنواع الأجهزة والبرامج المستخدمة في مجال الأرشفة الإلكترونية.
Ø التعرف على المشكلات الطارئة والمتكررة وكيفية مواجهتها.
Ø التعريف بالقواعد والمعايير الأخلاقية التي تحكم عملية التوثيق والأرشفة.
Ø فهم مراحل التصنيف الخاص بالوثائق والمستندات .
Ø فهم مراحل الترقيم ( الترميز ) الخاصة بالمستندات .
Ø فهم مراحل الفهرسة الخاصة بالملفات والمستندات .
Ø فهم مراحل الحفظ الخاصة بالملفات والمستندات .
Ø مميزات التحويل من الأرشيف الورقي الى الأرشيف الإلكتروني .
v محتويات الدورة العامة:
v الأرشفة والفهرسة..
Ø استخدام التقنية المتقدمة (الحاسب الآلي) في إدارة نظم الملفات الإلكترونية بحيث تكون الملفات في نظام الأرشفة الإلكترونية منظمة ومخزنة في مجلدات رئيسية ومجلدات فرعية .
Ø تنظيم وفرز الوثائق بصورة سهلة ومرنة مما يوفر كثيرًا من الوقت والجهد ويضمن الحفاظ على هذه البيانات .
Ø بقاء كل الملفات في أرشيف مركزي وذلك بالتنسيق مع الجهة المعنية على كيفية إنشاء الشجرة أو الهيكل التنظيمي على سبيل المثال: إنشاء الهيكل التنظيمي بالاعتماد على الإدارات والإدارات الفرعية .
Ø تصنيف الوثائق بطريقة تلاءم أسلوب العمل في المؤسسة وذلك باستخدام أنماط معدة لذلك.
v البحث والاسترجاع..
Ø تقليل الوقت المستهلك في البحث عن الملفات.
Ø الحصول السريع والمباشر على أي وثيقة من أي نوع في أي وقت .
Ø إمكانية استخدام أساليب البحث المختلفة للعثور على البيانات المطلوبة وبأسرع وقت ممكن.
v التلخيص والمساحة:
Ø توفير مساحات أقل للتخزين.
Ø استخدام صيغة للصور الضوئية بأقل حجم ممكن مثال: استخدام JPEG للصور الملونة.
v الآمان والسرية:
Ø تأمين سرية وحماية الملفات مع المحافظة على أصولها بعد التعديل.
Ø الحفاظ على السرية التامة للبيانات بحيث لا يطلع عليها إلا الشخص المصرح له بذلك.
Ø تأمين البيانات ضد أية مخاطر محتملة للأرشفة العادية (ضياع، تلف).
v المرونة والسهولة:
Ø سهولة تبادل المعلومات بين مستخدمي الأرشيف مع توفير الوقت مهما كان حجمها.
Ø القدرة على التعامل مع كافة أنواع البيانات، سواء المنظمة أو غير المنظمة.
v الأجهزة والمعدات المكتبية :
Ø جهاز الحاسوب ( أنواعه ، أجهزة الادخال ، اجهزة الإخراج )
Ø الطابعات ( أنواعها ، مميزاتها ، اعداداتها )
Ø الناسخات ( أنواعها ، مميزاتها ، اعداداتها )
Ø معدات الاتصال ( الفاكس ، التلفون ، التحويلة )
Ø معدات مكتبية ( الخرامة ، الدباسة ، نزاعه الدبابيس ، ،،، وغيرها )
v تعريف الأرشفة الإلكترونية:
هي التعامل مع الوثائق والبيانات الخاصة بالمؤسسة أو الشركة عبر الحاسوب بطريقة إلكترونية آمنة وسهلة ومرنة .
v الهدف العام :
الإلمام بمبادئ الأرشفة الإلكترونية
v الهدف الفرعي
Ø الفهم العام للأرشفة والفهرسة.
· استخدام التقنية المتقدمة (الحاسب الآلي) في إدارة نظم الملفات الإلكترونية بحيث تكون الملفات في نظام الأرشفة الإلكترونية منظمة ومخزنة في مجلدات رئيسية ومجلدات فرعية .
· تنظيم وفرز الوثائق بصورة سهلة ومرنة مما يوفر كثيرًا من الوقت والجهد ويضمن الحفاظ على هذه البيانات .
· بقاء كل الملفات في أرشيف مركزي وذلك بالتنسيق مع الجهة المعنية على كيفية إنشاء الشجرة أو الهيكل التنظيمي على سبيل المثال: إنشاء الهيكل التنظيمي بالاعتماد على الإدارات والإدارات الفرعية .
· تصنيف الوثائق بطريقة تلاءم أسلوب العمل في المؤسسة وذلك باستخدام أنماط معدة لذلك
Ø استيعاب الطرق الحديثة للبحث والاسترجاع.
· تقليل الوقت المستهلك في البحث عن الملفات.
· الحصول السريع والمباشر على أي وثيقة من أي نوع في أي وقت .
· إمكانية استخدام أساليب البحث المختلفة للعثور على البيانات المطلوبة وبأسرع وقت ممكن.
Ø أهمية التلخيص والمساحة.
· توفير مساحات أقل للتخزين.
· استخدام صيغة للصور الضوئية بأقل حجم ممكن مثال: استخدام JPEG للصور الملونة.
Ø منظومة الآمان والسرية.
· تأمين سرية وحماية الملفات مع المحافظة على أصولها بعد التعديل.
· الحفاظ على السرية التامة للبيانات بحيث لا يطلع عليها إلا الشخص المصرح له بذلك.
· تأمين البيانات ضد أية مخاطر محتملة للأرشفة العادية (ضياع، تلف).
· تعميق مفاهيم المرونة والسهولة. سهولة تبادل المعلومات بين مستخدمي الأرشيف مع توفير الوقت مهما كان حجمها.
· القدرة على التعامل مع كافة أنواع البيانات، سواء المنظمة أو غير المنظمة.
Ø تقنيات هامة في البرامج المكتبية تساعد على تعميق الفهم.
ü تقنيات الويندوز.
· عدم الحفظ في كلاَ من ( سطح المكتب ، المستندات ، القرص المحلي C) .
· النسخ واللصق وانشاء الاختصار وأهمية انشاء الاختصارات في سطح المكتب الى أي قرص آخر . ولماذا.
· كيفية انشاء شجرة مجلدات (مجلدات رئيسية ومجلدات فرعية) بطريقة سهلة ومرنة بما يساعد في الارشفة .
· كيفية انشاء حقيبة الملفات . وماهي الاستفادة منها .
· أنواع الامتدادات وملحقات الملفات ( doc , xls ,jpg,mp3 ) وكيفية معرفتها .
· كيفية البحث عن ملفات ومجلدات عن طريق ( الاسم ، الامتداد ، تاريخ التعديل )
· طريقة اظهار الملفات المخفية في الأقراص والفلاشات وغيرها.
· طرق عرض المجلدات ( مصغرات – تجانب – قائمة – رموز – تفاصيل) والفائدة منها في الوصول السريع الىالملفات.
· طريقة إخفاء الملفات والمجلدات واظهارها عبر الويندوز.
· طرق حذف الملفات والفرق بينهما وكيفية استرجاعها.
· كيفية سحب الملفات والصور عبر الاسكانر وحفظها باقل حجم في الجهاز.
· برامج مساعدة في الارشفة وحفظ الملفات وحمايتها .
ü تقنيات الوورد.
· مكونات برنامج الوورد(لمحة سريعة ).
· اعداد الصفحة .
· أهمية التنسيقات واختيار الخطوط.
· تعديل التنسيقات وجعلها Default.
· إنشاء قالب( template).
· تعديل الحفظ للاسترداد التلقائي .
· حفظ الملف مع الخطوط المرفقة . ولماذا.
· تغيير اللغة لواجهة العرض .
· تغيير حفظ الملف افتراضياً.
· أهمية المطور وإنشاء قائمة منسدلة .
· رأس وتذييل الصفحة .
· تصميم ورقة رسمية - اعلان – تعميم – محضر احتماع.
· التعامل مع الجداول .
· التعامل مع الاشكال والصور والكائنات .
· دمج المراسلات .
· فهرسة الملف .
· تعديل الخطوط والتنسيق في العناوين بشكل عام .
· حماية الملف من الفتح والتعديل .
· تحضير الملف للطباعة والمعاينة .
· الارتباط التشعبي .
ü تقنيات الأكسل.
· مكونات برنامج الأكسل ( لمحة سريعة ).
· اعداد ورقة الاكسل.
· أهم التنسيقات واختيار الخطوط.
· أهم المعادلات .
· استخدام مهارات الاكسل في تحليل البيانات .
· المخططات.
· التعامل مع المطور.
· التصفية التلقائية وأهميتها في الارشفة .
· عمل نموذج صادر ووارد في برنامج اكسل.
· الارتباط التشعبي وأهميته في الأرشفة .
· كيفية حماية الملف من الفتح .
· تجميد الصفوف الرأسية وفوائده .
· طباعة صف متكرر؟
· تحضير الملف للطباعة .
ü تقنيات الباوربوينت .
· مكونات برنامج الباوربوينت (لمحة سريعة ).
· اعداد الصفحة .
· رأس وتذييل الصفحة .
· تصميم عرض تقديمي .
· التعامل مع الشرائح وتنسيقها .
· التعامل مع الاشكال والصور والكائنات .
· تصميم الخلفيات والشرائح والتنقلات والحركات.
· حماية الملف من الفتح والتعديل .
· تحضير الملف للطباعة والمعاينة .
· الارتباط التشعبي .
Ø تقنيات ال Gmail. والهوتميل
· تكوين حساب .
· الاعدادات الخاصة بالبريد.
· ارسال واستقبال الرسائل الصادرة والواردة .
· كيف يتم ارشفة الرسائل وعمل مجلدات خاصة بالأرشفة.
· كيف يتم انشاء رسالة رد تلقائي عند الغياب .
· كيف يتم التعامل مع الرسائل الغير مرغوب فيها .
· كيف يتم التعامل مع الرسائل المهمة وكيف يتم حفظها .
· كيف يتم التعامل مع جهات الاتصال .
· كيف يتم ادراج الملفات وما هي الصيغ المفضل ادراجها .
· كيف يتم إعادة توجيه الرسالة تلقائياً .
Ø مدة البرنامج : للمبتدئين (40) ساعة ، لمن لهم معرفة بالأوفيس ( 30) ساعة
Ø المدرب : عبد المجيد العدلاني ت: 771579975
